Mailbox verhuizen naar Microsoft 365, Google Workspace of een andere provider? Zo zet je mail over via IMAP, wijzig je de MX-records en mis je geen mail.
Je verhuist een zakelijke mailbox in vier stappen: nieuwe postbus aanmaken, bestaande mail overzetten (meestal via een IMAP-migratie), de MX-records van je domein naar de nieuwe provider laten wijzen en tot slot een laatste synchronisatie en het opnieuw instellen van computers en telefoons. Zo blijft de mail binnenkomen en raak je niets kwijt.
Een verhuizing van mail gaat vaak mis op details: mail die tijdens de overstap op de oude server blijft hangen, een vergeten SPF-record waardoor uitgaande mail in spam belandt, of een telefoon die nog naar het oude adres kijkt. Hieronder staat de volgorde die we zelf aanhouden.
Menunamen kunnen per versie of toestel iets anders heten. Loop de stappen op volgorde af en stop zodra het werkt.
Maak een lijst van alle mailadressen, aliassen, doorstuuradressen en gedeelde mailboxen. Noteer hoe groot elke mailbox is en welke apparaten erop zijn aangesloten. Vergeet adressen niet die alleen door een printer, website of boekhoudpakket worden gebruikt.
Maak in Microsoft 365, Google Workspace of bij de nieuwe provider de gebruikers en postbussen aan en voeg je domein toe. De nieuwe provider vraagt meestal eerst een TXT-record om te bewijzen dat het domein van jou is. Wijzig de MX-records nog niet.
Gebruik de migratiefunctie van de nieuwe provider. In Microsoft 365 is dat een IMAP-migratie in het Exchange-beheercentrum onder Migratie. In Google Workspace is dat de Gegevensmigratieservice in de Admin-console. Je hebt de servergegevens van de oude provider nodig en per mailbox het wachtwoord of een beheerderstoegang. Agenda's en contacten gaan niet mee via IMAP; die exporteer en importeer je apart.
Als de eerste migratie klaar is, zet je bij je domeinbeheer de MX-records om naar de waarden van de nieuwe provider. Verwijder de oude MX-records. Pas ook het SPF-record aan, voeg DKIM toe en controleer DMARC. Zie MX-record instellen en controleren en SPF-record fout.
Door de DNS-wijziging komt mail een paar uur lang nog op de oude server binnen. Laat de migratie daarom na een dag nog een keer lopen, zodat ook die laatste berichten meekomen. Zeg de oude mailhosting pas op als je zeker weet dat er niets meer binnenkomt.
Verwijder het oude account in Outlook, Apple Mail en op telefoons en voeg het opnieuw toe met de nieuwe instellingen. Controleer ook printers, scanners, websites en software die mail versturen via SMTP: die hebben vaak nieuwe servergegevens nodig.
Stuur mail naar en van een extern adres, zoals Gmail of Outlook.com, en controleer of die niet in spam belandt. Controleer de DNS met onze gratis Mail-DNS-check.
Let op: Zet het oude account niet direct uit na het omzetten van de MX-records. DNS-wijzigingen hebben tijd nodig. Wacht minimaal een dag en doe een laatste synchronisatie.
Plan ook het menselijke deel: stuur medewerkers een korte instructie vooraf en zorg dat iemand bereikbaar is op de eerste ochtend na de overstap. De meeste vragen gaan over een telefoon die nog het oude account zoekt of een wachtwoord dat opnieuw moet worden ingevoerd.
Heb je agenda's en contacten in de oude omgeving? Exporteer die vóór de overstap als bestand en importeer ze in de nieuwe omgeving; een IMAP-migratie neemt alleen mail mee.
Kom je er met deze stappen niet uit, of wil je het liever niet zelf doen? We kijken online mee of komen langs. Hulp op afstand kost €20 per uur; komen we langs, dan is de prijs op aanvraag. Je weet vooraf waar je aan toe bent.
Schrijf kort wat er misgaat en wat je al hebt geprobeerd. Kies of we bellen, online meekijken of langskomen.
De technische omzetting zelf is snel; de migratie van grote mailboxen kan uren tot dagen duren. Plan de DNS-wijziging op een rustig moment, bijvoorbeeld aan het eind van de week.
Niet als je de volgorde aanhoudt: eerst migreren, dan MX omzetten, dan een laatste synchronisatie. Mail die nog op de oude server binnenkwam, komt dan alsnog mee.
Nee. De domeinnaam kan blijven waar hij staat. Je wijzigt alleen de DNS-records zodat mail naar de nieuwe provider gaat.
Bij een IMAP-migratie gaan mappen meestal mee. Regels, handtekeningen, agenda en contacten moet je apart overzetten.
Ja. We plannen de overstap, zetten alle mailboxen over, wijzigen de DNS-records en controleren daarna dat alles goed aankomt en verstuurd wordt.
Hulp nodig van een mens? Zakelijke e-mail in jouw plaats · Gratis Mail-DNS-check · Microsoft 365-hulp · Alle oplossingen
Website: IT Live