Op vakantie of afwezig? Zo stel je een automatisch antwoord in voor Outlook op Windows, de nieuwe Outlook, Outlook op het web en Hotmail/Outlook.com.
Een afwezigheidsbericht stelt afzenders gerust en voorkomt gemiste klanten. Waar je het instelt, hangt af van welke Outlook je gebruikt en wat voor account je hebt.
Zet het liefst in webmail of de nieuwe Outlook: dan werkt het ook als je computer uit staat.
Menunamen kunnen per versie of toestel iets anders heten. Loop de stappen op volgorde af en stop zodra het werkt.
Log in op outlook.office.com (zakelijk) of outlook.live.com (privé). Open Instellingen (tandwiel) en typ in het zoekvak bovenin automatische antwoorden.
Ga naar Instellingen › Accounts › Automatische antwoorden. Kies het juiste account als je er meerdere hebt.
Ga naar Bestand › Automatische antwoorden. Zie je die knop niet, dan is je account geen Microsoft 365/Exchange-account; stel het dan in via webmail van je mailprovider.
Zet automatische antwoorden aan, vink de periode aan en kies begin- en einddatum. Zo gaat het vanzelf uit als je terug bent.
Noem tot wanneer je weg bent en wie mensen in dringende gevallen kunnen bereiken. Zakelijk kun je een apart bericht instellen voor afzenders buiten je organisatie.
Stuur vanaf een ander adres een mail naar jezelf en kijk of het antwoord terugkomt.
Let op: Zet in een extern afwezigheidsbericht geen informatie die je niet met iedereen wilt delen, zoals je vakantieadres of privé-telefoonnummer.
Kom je er met deze stappen niet uit, of wil je het liever niet zelf doen? We kijken online mee of komen langs. Hulp op afstand kost €20 per uur; komen we langs, dan is de prijs op aanvraag. Je weet vooraf waar je aan toe bent.
Schrijf kort wat er misgaat en wat je al hebt geprobeerd. Kies of we bellen, online meekijken of langskomen.
Bij Microsoft 365 en Outlook.com meestal maar één keer per afzender binnen de ingestelde periode.
Dan stel je het afwezigheidsbericht in bij de webmail of het beheerpaneel van je provider, niet in Outlook zelf.
Een beheerder van Microsoft 365 kan dat in het beheercentrum doen voor een postvak.
Ja, ook gedeelde postvakken en doorsturen tijdens afwezigheid.