✦ Oplossingen · Microsoft & mail

Gedeelde mailbox toevoegen in Outlook

Een gedeelde mailbox zoals info@ of administratie@ toevoegen in Outlook, de webversie en op je telefoon, en mailen namens dat adres. Ook als de mailbox niet vanzelf verschijnt.

Naar de stappenLiever hulp? 085 060 4471

Waarom gebeurt dit?

Een gedeelde mailbox is een adres dat je met collega's samen gebruikt, zoals info@, planning@ of facturen@. In Microsoft 365 heeft zo'n mailbox geen eigen wachtwoord: je opent hem met je eigen account, nadat de beheerder je toegang heeft gegeven.

Het meest gehoorde probleem: ‘ik heb toegang gekregen, maar ik zie de mailbox niet’. Dat komt doordat Outlook de gedeelde mailbox pas na een tijdje vanzelf toevoegt, of doordat de rechten net niet goed staan. Ook verzenden lukt vaak niet meteen: je hebt daarvoor een apart recht nodig.

In dit stappenplan lees je hoe je de mailbox toevoegt in de klassieke Outlook voor Windows, in de nieuwe Outlook en de webversie, en in de Outlook-app op je telefoon. Menunamen kunnen per versie iets verschillen.

Zo los je het op, stap voor stap

Menunamen kunnen per versie of toestel iets anders heten. Loop de stappen op volgorde af en stop zodra het werkt.

  1. Controleer of je de juiste rechten hebt

    De beheerder geeft je in het Microsoft 365-beheercentrum bij de gedeelde mailbox het recht Lezen en beheren (volledige toegang). Wil je ook mailen vanaf dat adres, dan is daarnaast Verzenden als of Verzenden namens nodig. Zonder dat tweede recht krijg je een foutmelding bij verzenden.

  2. Wacht even en herstart Outlook

    Na het toekennen van rechten voegt de klassieke Outlook de gedeelde mailbox meestal vanzelf toe in de lijst links. Dat kan tot een uur duren. Sluit Outlook helemaal af en start hem opnieuw.

  3. Klassieke Outlook: handmatig toevoegen

    Verschijnt de mailbox niet, ga dan naar Bestand › Accountinstellingen › Accountinstellingen, selecteer je eigen account en klik op Wijzigen › Meer instellingen › tabblad Geavanceerd › Toevoegen. Typ het adres van de gedeelde mailbox, klik op OK en sluit de vensters. Herstart Outlook.

  4. Nieuwe Outlook en de webversie

    Klik met de rechtermuisknop op Mappen (of op je eigen naam) in de lijst links en kies Gedeelde map of postvak toevoegen. Typ het adres en kies Toevoegen. De mailbox staat daarna onder Gedeeld met mij of als eigen kopje in de lijst.

  5. Verzenden vanaf het gedeelde adres

    Maak een nieuw bericht. Zie je geen Van-veld, zet het dan aan via Opties › Van weergeven (klassiek) of via de drie puntjes in het nieuwe bericht. Klik op Van en kies het gedeelde adres. Staat het er niet tussen, kies dan Ander e-mailadres en typ het.

  6. Op je telefoon in de Outlook-app

    Tik op je profielfoto › het plusteken voor Account toevoegen › Gedeeld postvak toevoegen. Kies je eigen account en typ het adres van de gedeelde mailbox. In de standaard Mail-app van de iPhone kun je een gedeelde mailbox niet goed toevoegen; gebruik daarvoor de Outlook-app.

  7. Werkt het nog niet? Controleer de spelling en de cache

    Controleer of je het volledige adres goed hebt getypt. Werkt het in de webversie wel en in de klassieke Outlook niet, zet dan in de accountinstellingen de optie Exchange-cachemodus gebruiken even uit en weer aan, of maak een nieuw Outlook-profiel aan.

Stappenplan: gedeelde mailbox toevoegen in Outlook en verzenden vanaf het gedeelde adres
Van rechten tot verzenden: de zeven stappen voor een gedeelde mailbox in Outlook.

Let op: Een verzonden bericht vanaf de gedeelde mailbox komt standaard in jóuw map Verzonden items terecht, niet in die van de gedeelde mailbox. De beheerder kan dat aanpassen, zodat collega's ook zien wat er namens info@ is verstuurd.

Verzenden als of verzenden namens: wat is het verschil?

Met Verzenden als ziet de ontvanger alleen het gedeelde adres als afzender, bijvoorbeeld ‘info@jouwbedrijf.nl’. Met Verzenden namens ziet de ontvanger ‘Jan namens info@jouwbedrijf.nl’. Voor klantcontact kiezen de meeste bedrijven ‘Verzenden als’: het oogt rustiger en antwoorden komen netjes bij het gedeelde adres binnen.

Krijg je bij verzenden de melding dat je geen toestemming hebt, dan mist een van deze twee rechten. Na het toekennen kan het een tijdje duren voordat het werkt. Herstart Outlook en probeer het opnieuw.

Afspraken voor een gedeelde mailbox

Een gedeelde mailbox werkt alleen goed als het team weet wie wat oppakt. Een paar eenvoudige afspraken helpen:

  • Gebruik een categorie of vlag per collega zodra je een mail oppakt.
  • Verplaats afgehandelde mail naar een vaste map, zodat de inbox de werkvoorraad blijft.
  • Zet een automatisch antwoord op het gedeelde adres buiten kantooruren.
  • Geef niet iedereen standaard alle rechten; alleen wie namens het adres mailt, heeft ‘Verzenden als’ nodig.

Lukt het niet? Wij helpen

Kom je er met deze stappen niet uit, of wil je het liever niet zelf doen? We kijken online mee of komen langs. Hulp op afstand kost €20 per uur; komen we langs, dan is de prijs op aanvraag. Je weet vooraf waar je aan toe bent.

Bel 085 060 4471WhatsApp onsVraag hulp aan
Aanvraag

Hulp aanvragen

Schrijf kort wat er misgaat en wat je al hebt geprobeerd. Kies of we bellen, online meekijken of langskomen.

Veelgestelde vragen

Vragen over dit probleem

Heeft een gedeelde mailbox een eigen wachtwoord?

Nee. Je opent een gedeelde mailbox met je eigen Microsoft 365-account. Daardoor heb je ook geen extra licentie nodig, zolang de mailbox binnen de grenzen van een gedeelde mailbox blijft.

Ik zie de mailbox wel, maar geen nieuwe berichten.

Klik op de mailbox en wacht even; grote mailboxen synchroniseren in het begin traag. Helpt dat niet, verwijder de mailbox dan uit Outlook en voeg hem opnieuw toe.

Kan ik de gedeelde mailbox op mijn iPhone in de standaard Mail-app zetten?

Dat werkt niet goed, omdat de mailbox geen eigen wachtwoord heeft. Gebruik de Outlook-app; daarin kun je een gedeeld postvak toevoegen.

Kunnen jullie de gedeelde mailbox voor ons inrichten?

Ja. We maken de mailbox aan, zetten de rechten goed en voegen hem bij iedereen toe in Outlook en op de telefoon.

Verwante oplossingen

Microsoft & mailOutlook ontvangt geen mailMicrosoft & mailAutomatisch antwoord (afwezigheidsbericht) instellen in OutlookMicrosoft & mailE-mail automatisch doorsturen naar een ander adres

Hulp nodig van een mens? Microsoft 365-hulp · Microsoft 365-hulp in jouw plaats · Alle oplossingen