Distributielijst maken in Outlook? Het verschil tussen contactgroep, distributiegroep, Microsoft 365-groep en gedeelde mailbox, stap voor stap.
Een distributielijst is één mailadres dat naar meerdere mensen gaat, zoals team@ of directie@. In Outlook maak je zelf een contactpersonenlijst (alleen voor jou). Een echte distributielijst voor het bedrijf, met een eigen mailadres, maakt de beheerder in het Microsoft 365-beheercentrum.
Voor een mkb is het vaak even zoeken wat je nodig hebt: een lijst om snel een groep te mailen, een adres waarop klanten mailen en dat meerdere mensen ontvangen, of een gezamenlijke inbox voor info@. Dat zijn drie verschillende dingen. Hieronder zie je welke je kiest en hoe je ze maakt.
Menunamen kunnen per versie of toestel iets anders heten. Loop de stappen op volgorde af en stop zodra het werkt.
Contactpersonenlijst: alleen voor jezelf, om snel een vaste groep te mailen. Distributiegroep: een bedrijfsadres zoals team@, iedereen ontvangt een eigen kopie. Microsoft 365-groep: een adres met een gedeelde inbox, agenda en bestanden. Gedeelde mailbox: één inbox (bijvoorbeeld info@) die meerdere mensen samen bijhouden, met verzonden items op één plek.
Ga naar Personen (het pictogram links). Klik bij Nieuw contact op het pijltje en kies Nieuwe contactpersonenlijst. Geef een naam, voeg adressen toe en klik op Maken. Typ daarna de naam van de lijst in het Aan-veld van een nieuwe mail.
Ga naar Personen en klik op Nieuwe contactgroep (of Start › Nieuwe items › Meer items › Contactgroep). Klik op Leden toevoegen, kies de contacten en klik op Opslaan en sluiten.
Ga in het Microsoft 365-beheercentrum naar Teams en groepen › Actieve teams en groepen en kies het tabblad voor distributielijsten. Klik op toevoegen, geef een naam en mailadres (bijvoorbeeld team@jouwbedrijf.nl), voeg eigenaren en leden toe en rond af. Het kan even duren voordat het adres werkt.
Standaard accepteert een distributiegroep alleen mail van mensen binnen je organisatie. Moet een klant of leverancier ernaar kunnen mailen, zet dan in de instellingen van de groep aan dat mensen van buiten mogen mailen. Doe dat alleen als het nodig is, om spam te beperken.
Moet een team samen antwoorden op klantmail, dan is een gedeelde mailbox beter dan een distributiegroep. Iedereen ziet wat al beantwoord is en antwoorden komen van info@ zelf. Zie Gedeelde mailbox toevoegen in Outlook.
Wijs per groep een eigenaar aan die leden toevoegt en verwijdert. Haal vertrokken medewerkers uit alle groepen; dat gaat automatisch als je hun account netjes afsluit.
Let op: Een contactpersonenlijst in je eigen Outlook heeft géén eigen mailadres. Wil je dat klanten naar team@ kunnen mailen, dan heb je een distributiegroep of gedeelde mailbox van de beheerder nodig.
Veel kleine bedrijven hebben jarenlang info@ als doorstuuradres naar de eigenaar laten lopen. Dat werkt, maar zodra er meer mensen meelezen wordt een gedeelde mailbox prettiger: je ziet wie wat heeft beantwoord en antwoorden komen niet meer van iemands persoonlijke adres.
Let bij distributiegroepen die extern mail ontvangen op spam: zo'n adres staat vaak op je website en trekt spam aan. Een goed spamfilter en eventueel een contactformulier in plaats van een mailadres helpen.
Kom je er met deze stappen niet uit, of wil je het liever niet zelf doen? We kijken online mee of komen langs. Hulp op afstand kost €20 per uur; komen we langs, dan is de prijs op aanvraag. Je weet vooraf waar je aan toe bent.
Schrijf kort wat er misgaat en wat je al hebt geprobeerd. Kies of we bellen, online meekijken of langskomen.
Nee. Distributiegroepen en gedeelde mailboxen tot een bepaalde grootte hebben geen eigen licentie nodig.
Bij een distributiegroep ziet de ontvanger alleen het groepsadres. Bij een contactpersonenlijst worden de losse adressen uitgeklapt; zet de lijst in de BCC als ontvangers elkaars adres niet mogen zien.
Niet standaard. Daarvoor heeft de beheerder ‘Verzenden als’-rechten nodig, of je gebruikt een gedeelde mailbox.
Geen van beide. Gebruik voor nieuwsbrieven een nieuwsbriefdienst met afmeldlink en toestemming, zoals de AVG vraagt.
Ja. We maken distributiegroepen, gedeelde mailboxen en aliassen aan en zetten de rechten goed.
Hulp nodig van een mens? Microsoft 365-hulp · Microsoft 365-hulp in jouw plaats · IT-consultancy · Alle oplossingen
Website: IT Live