Google Workspace of Microsoft 365? Een eerlijke vergelijking voor het mkb: mail, bestanden, Office-documenten, beheer en beveiliging, en hoe je overstapt.
Beide pakketten geven je zakelijke mail op je eigen domein, agenda, videobellen en online opslag. Het grootste verschil: Microsoft 365 draait om Word, Excel en Outlook en is sterk in beheer van Windows-laptops; Google Workspace draait om de browser (Gmail, Docs, Sheets) en is eenvoudig en snel. Wat het beste past, hangt af van hoe je team werkt en met wie je samenwerkt.
Hieronder vergelijken we de punten waar mkb-bedrijven in de praktijk tegenaan lopen. We noemen geen prijzen: die verschillen per abonnement en veranderen regelmatig. Kijk daarvoor op de officiële pagina's.
Menunamen kunnen per versie of toestel iets anders heten. Loop de stappen op volgorde af en stop zodra het werkt.
Werk je veel met Excel-modellen, macro's, Word-sjablonen of krijg je die van klanten en accountants? Dan is Microsoft 365 met de desktop-apps het meest zorgeloos. Werk je vooral samen in gedeelde documenten in de browser, dan is Google Docs en Sheets prettig en snel. Beide kunnen het bestandsformaat van de ander openen, maar opmaak en macro's gaan niet altijd goed mee.
Outlook en Gmail kunnen allebei alles wat een mkb nodig heeft: gedeelde mailboxen of groepsadressen, aliassen, gedeelde agenda's en een eigen domein. Gmail heeft een sterk spamfilter en eenvoudige zoekfunctie; Outlook is uitgebreider in regels, agendabeheer en gedeelde mailboxen.
Microsoft: OneDrive voor jezelf, SharePoint en Teams voor het team. Google: Mijn Drive en Gedeelde drives. Beide hebben versiegeschiedenis en delen met externen. Kijk wat je team nu gewend is; overstappen kost vooral gewenning.
Moeten laptops centraal beheerd en versleuteld worden? Microsoft 365 Business Premium met Intune is daarin het meest compleet, zeker voor Windows. Google Workspace heeft apparaatbeheer en beveiligingsregels in de Admin-console, vooral sterk voor Chromebooks en telefoons. Tweestapsverificatie kan en moet in beide.
Je boekhoud-, CRM- of planningssoftware koppelt vaak met beide, maar soms beter met één van de twee. Vraag het na bij je leveranciers, zeker als je ‘inloggen met Microsoft’ of ‘inloggen met Google’ gebruikt.
Overstappen kan zonder mail te verliezen: nieuwe omgeving inrichten, mail, agenda en bestanden migreren, daarna de MX- en andere DNS-records omzetten en apparaten opnieuw instellen. Zie Mailbox verhuizen naar een andere provider.
Let op: Kies niet alleen op prijs per gebruiker. De echte kosten zitten vaak in tijd: een team dat niet prettig werkt in het nieuwe pakket, of een overstap die halverwege blijft hangen.
Inhoud en prijzen van beide pakketten veranderen. Vergelijk de actuele stand bij de bron:
Ons eerlijke advies: kies het pakket dat het beste aansluit bij hoe je team nu al werkt en met wie je de meeste documenten uitwisselt. Een overstap om een paar euro per gebruiker te besparen levert zelden genoeg op voor de tijd en onrust die het kost. Gaat het om beveiliging en beheer van laptops, dan is dat vaak de doorslaggevende factor.
Kom je er met deze stappen niet uit, of wil je het liever niet zelf doen? We kijken online mee of komen langs. Hulp op afstand kost €20 per uur; komen we langs, dan is de prijs op aanvraag. Je weet vooraf waar je aan toe bent.
Schrijf kort wat er misgaat en wat je al hebt geprobeerd. Kies of we bellen, online meekijken of langskomen.
Je kunt Word- en Excel-bestanden openen en bewerken in Google Docs en Sheets, of als Office-bestand bewerken in Drive. De desktop-apps van Microsoft zitten niet in Google Workspace.
Beide zijn veilig als ze goed zijn ingericht: tweestapsverificatie aan, beheerdersaccounts apart, extern delen beperkt en apparaten beheerd. Een slecht ingericht pakket is altijd het grootste risico.
Ja. Mail, agenda en bestanden kun je migreren. Het kost wel tijd en vraagt een goede planning, zeker bij gedeelde mappen en rechten.
Technisch kan het, maar voor één domein kies je één mailomgeving. Twee systemen naast elkaar geven veel verwarring over waar iets staat.
Ja. We kijken mee hoe je team werkt, adviseren eerlijk en verzorgen de overstap. Zie ook IT-consultancy.
Hulp nodig van een mens? Microsoft 365-hulp · Microsoft 365-hulp in jouw plaats · IT-consultancy · Alle oplossingen
Website: IT Live