Maakt Microsoft een back-up van je Office 365-mail en OneDrive? Niet zoals je denkt. Zo werkt herstellen, waar de grenzen liggen en hoe je het regelt.
Microsoft zorgt dat Microsoft 365 blijft draaien en dat je data niet verloren gaat door een storing bij Microsoft. Maar het herstellen van per ongeluk of kwaadwillig verwijderde mail en bestanden is beperkt in tijd. Microsoft noemt dat gedeelde verantwoordelijkheid: de dienst is van Microsoft, de data en het beheer ervan zijn van jou.
Voor veel bedrijven is de prullenbak genoeg, tot het misgaat: een vertrokken medewerker wiens account is opgeruimd, een collega die een gedeelde map leeggooit, of ransomware die bestanden in OneDrive versleutelt. Hieronder zie je wat Microsoft standaard kan herstellen en wanneer een aparte back-up verstandig is.
Menunamen kunnen per versie of toestel iets anders heten. Loop de stappen op volgorde af en stop zodra het werkt.
Verwijderde mail staat eerst in Verwijderde items en daarna nog een beperkte tijd in Herstelbare items (standaard 14 dagen, de beheerder kan dat verlengen tot 30 dagen). Verwijderde bestanden in OneDrive en SharePoint staan in de prullenbak, standaard tot 93 dagen. Daarna zijn ze weg.
In Outlook op het web: klik met de rechtermuisknop op Verwijderde items en kies Items herstellen die uit deze map zijn verwijderd. In de klassieke Outlook: Map › Verwijderde items herstellen.
Is er veel tegelijk misgegaan, bijvoorbeeld na ransomware? Open OneDrive op het web, klik op het tandwiel › Instellingen › Uw OneDrive herstellen en kies een moment tot 30 dagen terug. Voor een SharePoint-bibliotheek bestaat een vergelijkbare functie: Deze bibliotheek herstellen.
Verwijder je een account, dan blijft de mailbox maar beperkte tijd herstelbaar en wordt de OneDrive na een bewaartermijn opgeruimd. Zet de mailbox daarom eerst om naar een gedeelde mailbox en verplaats belangrijke bestanden naar SharePoint, of geef een collega toegang voordat je het account verwijdert.
Met een retentiebeleid in Microsoft Purview kun je vastleggen dat mail en bestanden een bepaalde tijd niet definitief verwijderd kunnen worden. Dat is geen back-up, maar wel een vangnet tegen verwijderen.
Wil je langer terug kunnen dan de standaard termijnen, of losse mailboxen en sites op elk moment kunnen terugzetten? Kies dan voor Microsoft 365 Backup van Microsoft zelf of een externe back-updienst die mail, OneDrive, SharePoint en Teams apart opslaat. Let op: waar staat de back-up (bij voorkeur in de EU), hoe lang wordt bewaard en wie kan herstellen.
Een back-up is pas iets waard als herstellen werkt. Zet minstens een paar keer per jaar een testmailbox of een map terug en noteer hoe lang het duurde.
Let op: Synchronisatie is geen back-up. Wordt een bestand op je laptop versleuteld of verwijderd, dan synchroniseert OneDrive dat ook naar de cloud. Daarom zijn versiegeschiedenis en een losse back-up belangrijk.
Kies je een back-up, let dan op drie dingen: waar de data staat (bij voorkeur in de EU), of de back-up los staat van je Microsoft-beheerdersaccount (zodat een aanvaller hem niet ook kan wissen) en hoe snel je één mailbox of map kunt terugzetten.
Leg tot slot vast wie mag herstellen en hoe je dat aanvraagt. In een crisis wil je niet zoeken naar inloggegevens.
Kom je er met deze stappen niet uit, of wil je het liever niet zelf doen? We kijken online mee of komen langs. Hulp op afstand kost €20 per uur; komen we langs, dan is de prijs op aanvraag. Je weet vooraf waar je aan toe bent.
Schrijf kort wat er misgaat en wat je al hebt geprobeerd. Kies of we bellen, online meekijken of langskomen.
Microsoft beschermt tegen storingen in zijn eigen systemen. Wat jij of een collega verwijdert, kun je alleen binnen de bewaartermijnen terughalen. Daarna is het weg, tenzij je zelf een back-up hebt.
Voor een eenmalige kopie kan het, maar als vaste back-up niet: het is handwerk, de bestanden raken beschadigd of kwijt, en je hebt geen overzicht.
Dat hangt af van je bedrijf. Veel mkb-bedrijven kiezen minstens een jaar, en houden rekening met de wettelijke bewaarplicht voor administratie en met de AVG.
De bestanden in Teams staan in SharePoint en gaan mee in een SharePoint-back-up. Chatberichten vallen niet onder alle back-upoplossingen. Controleer dat bij de dienst die je kiest.
Ja. We kijken welke data je moet kunnen terugzetten, kiezen een passende oplossing, richten hem in en testen het herstel.
Hulp nodig van een mens? Microsoft 365-hulp · IT-beveiliging in jouw plaats · IT-consultancy · Alle oplossingen
Website: IT Live