Agenda delen in Outlook? Zo deel je je agenda met collega's of klanten, kies je de juiste rechten en open je een gedeelde agenda. Stap voor stap.
Je deelt je agenda in Outlook via Delen en machtigingen (nieuwe Outlook en Outlook op het web) of via Agenda delen (klassieke Outlook). Je kiest per persoon wat die mag zien: alleen of je bezet bent, ook titels en locaties, alle details, of zelfs bewerken.
In een team met Microsoft 365 is een gedeelde agenda handig voor planning, vervanging en afspraken met klanten. Er gaat ook vaak iets mis: iemand ziet alleen ‘bezet’, een collega kan geen afspraak maken namens de directeur, of een externe partij krijgt de uitnodiging niet. Meestal komt dat door de gekozen rechten of door een instelling van de beheerder. Hieronder lees je hoe je het goed instelt.
Menunamen kunnen per versie of toestel iets anders heten. Loop de stappen op volgorde af en stop zodra het werkt.
Vraag jezelf af: moet de ander alleen zien wanneer je vrij bent, wil je dat hij ook onderwerpen ziet, of moet hij afspraken voor je maken? Voor een collega die je agenda beheert (bijvoorbeeld een office manager) kies je Kan bewerken of Gemachtigde. Voor een klant of leverancier is Kan zien wanneer ik bezet ben meestal genoeg.
Ga naar Agenda. Klik met de rechtermuisknop op je agenda (of op de drie puntjes ernaast) en kies Delen en machtigingen. Typ de naam of het mailadres, kies het recht in de keuzelijst en klik op Delen. De ander krijgt een uitnodiging per mail.
Ga naar Agenda. Klik op het tabblad Start op Agenda delen en kies je agenda. Of klik met de rechtermuisknop op de agenda en kies Delen › Machtigingen voor agenda. Voeg de persoon toe en kies het machtigingsniveau. Klik op OK.
Open de uitnodiging in je mail en klik op Accepteren. De agenda verschijnt dan onder Gedeelde agenda's of Mensen agenda's. Heb je geen uitnodiging? Kies in Agenda Agenda toevoegen › Toevoegen uit adreslijst en zoek de collega. Je ziet dan wat die collega standaard deelt binnen de organisatie.
Vink meerdere agenda's aan in de lijst links. Outlook toont ze naast of over elkaar. Voor het plannen van een overleg gebruik je de Planningsassistent in een nieuwe vergadering: daar zie je in één blik wanneer iedereen vrij is.
Werkt delen met een klant of extern adres niet, dan heeft de beheerder dat waarschijnlijk uitgezet. De beheerder regelt dit in het Microsoft 365-beheercentrum › Instellingen › Organisatie-instellingen › Agenda. Daar kies je of medewerkers hun agenda extern mogen delen en hoeveel details dat mag zijn. Kies voor extern liever alleen beschikbaarheid.
Wil je één agenda waarin iedereen afspraken zet, bijvoorbeeld voor een vergaderruimte, verlof of een servicebus? Maak dan geen persoonlijke agenda openbaar, maar laat de beheerder een gedeelde mailbox, een Microsoft 365-groep of een ruimtepostvak aanmaken. Die blijft bestaan als een medewerker vertrekt.
Let op: Geef je iemand Gemachtigde-rechten, dan kan die persoon ook uitnodigingen namens jou beantwoorden en, afhankelijk van de instelling, je privé-afspraken zien. Markeer persoonlijke afspraken daarom als Privé.
Menu's veranderen regelmatig. Kijk bij twijfel op de helppagina's van Microsoft zelf:
In een klein team groeit agendadelen vaak organisch: iedereen deelt iets met iedereen, met verschillende rechten. Na een jaar weet niemand meer wie wat ziet. Met een paar afspraken voorkom je dat.
Werk je met meerdere locaties of ploegen, dan loont het om de agenda-indeling één keer goed te ontwerpen. Dat scheelt veel dubbele afspraken en gemiste overleggen.
Kom je er met deze stappen niet uit, of wil je het liever niet zelf doen? We kijken online mee of komen langs. Hulp op afstand kost €20 per uur; komen we langs, dan is de prijs op aanvraag. Je weet vooraf waar je aan toe bent.
Schrijf kort wat er misgaat en wat je al hebt geprobeerd. Kies of we bellen, online meekijken of langskomen.
Dan heeft hij het standaardrecht binnen de organisatie. Deel je agenda opnieuw met die collega en kies Kan titels en locaties zien of Kan alle details zien.
Ja, als de beheerder extern delen toestaat. De ontvanger krijgt dan een link om de agenda te bekijken. Bewerken door externe personen kan niet.
Met Kan bewerken kan de ander afspraken maken en wijzigen. Een gemachtigde kan bovendien vergaderverzoeken namens jou ontvangen en beantwoorden. Dat is bedoeld voor een vaste secretaresse of assistent.
Gedeelde agenda's verschijnen in de Outlook-app meestal vanzelf. In de standaard agenda-app van iPhone of Android vaak niet. Gebruik daarom de Outlook-app als je gedeelde agenda's onderweg wilt zien.
Wij kunnen agenda's, gedeelde mailboxen en ruimtepostvakken voor je team inrichten en de externe deelinstellingen goed zetten. Vraag het aan via het formulier op deze pagina.
Hulp nodig van een mens? Microsoft 365-hulp · Microsoft 365-hulp in jouw plaats · IT-consultancy · Alle oplossingen
Website: IT Live