Outlook archiveren zonder PST-bestanden: het verschil tussen de archiefmap en het online archief van Microsoft 365, en hoe je mail automatisch archiveert.
In Outlook betekent ‘archiveren’ twee verschillende dingen. De knop Archiveren verplaatst een mail naar de map Archief in je gewone mailbox: hij is uit je inbox, maar neemt nog steeds ruimte in. Het online archief is een aparte, extra mailbox in Microsoft 365 waar oude mail naartoe gaat, zodat je hoofdmailbox niet volloopt.
Loopt je zakelijke mailbox vol, of wil je dat oude mail na een paar jaar automatisch naar het archief gaat? Dan is het online archief de nette oplossing. De beheerder zet het aan; daarna kan een bewaarbeleid het werk automatisch doen. Losse PST-bestanden op de laptop raden we af: die raken kwijt, gaan stuk en zijn niet doorzoekbaar voor collega's.
Menunamen kunnen per versie of toestel iets anders heten. Loop de stappen op volgorde af en stop zodra het werkt.
In de klassieke Outlook: Bestand › Hulpprogramma's › Postvak opschonen. In Outlook op het web: Instellingen › Algemeen › Opslag. Zit je dicht bij de limiet, dan is het tijd voor het online archief. Zie ook Mailbox vol (552 quota).
De beheerder opent het Exchange-beheercentrum › Geadresseerden › Postvakken, kiest de gebruiker en zet onder Postvakarchief het archief aan. Na een tijdje verschijnt in Outlook een extra map Online archief (of In-Place Archive) onder je mailbox.
Sleep oude mappen of mails naar het online archief. Het archief is gewoon doorzoekbaar in Outlook op het web en in de klassieke Outlook. Het telt niet mee voor de ruimte van je hoofdmailbox.
Met een bewaarbeleid (retentiebeleid) verplaatst Exchange mail automatisch na een bepaalde tijd, bijvoorbeeld na twee jaar. Het standaardbeleid van Microsoft doet dat al voor mailboxen met een archief. Kies je een eigen termijn, laat de beheerder het beleid dan aanpassen en toewijzen.
Heb je oude archieven als PST-bestand op je laptop of een netwerkschijf? Importeer ze in het online archief. Een gebruiker kan dat in de klassieke Outlook via Bestand › Openen en exporteren › Importeren/exporteren; bij veel bestanden gebruikt de beheerder de importdienst van Microsoft 365.
Het online archief is niet zichtbaar in de meeste mail-apps op de telefoon. Zoek je onderweg in oude mail, gebruik dan Outlook op het web in de browser.
Voor de administratie geldt in Nederland een bewaarplicht van in de regel zeven jaar; voor persoonsgegevens geldt juist: niet langer dan nodig. Leg in een beleid vast wat je bewaart en wanneer je verwijdert, en laat je bij twijfel adviseren.
Let op: De knop Archiveren in Outlook en het online archief zijn niet hetzelfde. Mail in de map Archief telt nog steeds mee voor je mailboxgrootte.
Archiveren werkt het best als het voor iedereen hetzelfde is en vanzelf gaat. Een eenvoudig beleid voor een mkb ziet er bijvoorbeeld zo uit:
Verwijderen is een aparte keuze. Wil je dat mail na bijvoorbeeld zeven jaar definitief verdwijnt, dan regel je dat met een retentiebeleid in Microsoft Purview. Bespreek dat eerst met je accountant of jurist, want voor sommige stukken geldt een langere bewaarplicht.
Let op bij grote archieven op oude laptops: een PST-bestand van tientallen gigabytes kan beschadigd zijn. Controleer het eerst met het herstelprogramma voordat je het importeert.
Kom je er met deze stappen niet uit, of wil je het liever niet zelf doen? We kijken online mee of komen langs. Hulp op afstand kost €20 per uur; komen we langs, dan is de prijs op aanvraag. Je weet vooraf waar je aan toe bent.
Schrijf kort wat er misgaat en wat je al hebt geprobeerd. Kies of we bellen, online meekijken of langskomen.
Dat hangt af van je abonnement. Business Premium bevat Exchange Online Archiving met een archief dat automatisch kan meegroeien. Bij Basic en Standard is het archief kleiner. Kijk voor de actuele limieten bij Microsoft.
In de meeste Microsoft 365 Business-abonnementen zit een online archief inbegrepen. Voor meer ruimte is er een uitbreiding of een hoger abonnement.
AutoArchive in de klassieke Outlook maakt een PST-bestand op je computer. In Microsoft 365 gebruik je liever het online archief met een bewaarbeleid op de server.
Alleen als die toegang heeft tot je mailbox. Voor juridische zoekopdrachten gebruikt de beheerder eDiscovery in Microsoft Purview.
Ja. We zetten het online archief aan, importeren oude PST-bestanden en richten een passend bewaarbeleid in.
Hulp nodig van een mens? Microsoft 365-hulp · Microsoft 365-hulp in jouw plaats · IT-consultancy · Alle oplossingen
Website: IT Live