Outlook regels instellen? Zo sorteer je mail automatisch in de nieuwe en klassieke Outlook en op het web, en zo herken je een verdachte doorstuurregel.
Met een regel in Outlook laat je binnenkomende mail automatisch iets doen: verplaatsen naar een map, markeren, doorsturen of een categorie geven. In de nieuwe Outlook en op het web vind je regels via Instellingen › E-mail › Regels; in de klassieke Outlook via Start › Regels › Regels en waarschuwingen beheren.
Voor een zakelijke mailbox zijn regels ideaal om facturen, nieuwsbrieven of meldingen van systemen uit je inbox te houden. Maar regels zijn ook een favoriet middel van criminelen: na een gehackt account zetten ze vaak stilletjes een regel die mail doorstuurt of verbergt. Daarom lees je hieronder ook hoe je je regels controleert.
Menunamen kunnen per versie of toestel iets anders heten. Loop de stappen op volgorde af en stop zodra het werkt.
Een regel bestaat uit een voorwaarde (van wie, aan wie, woord in onderwerp), een actie (verplaatsen, markeren, doorsturen) en eventueel een uitzondering. Houd regels eenvoudig: één doel per regel is makkelijker te begrijpen en te beheren.
Klik op het tandwiel (Instellingen) › E-mail › Regels › Nieuwe regel toevoegen. Geef de regel een naam, kies de voorwaarde en de actie en klik op Opslaan. Sneller: klik met de rechtermuisknop op een mail en kies Regels › Regel maken; de afzender is dan al ingevuld.
Ga naar Start › Regels › Regels en waarschuwingen beheren › Nieuwe regel. Kies een sjabloon of begin met een lege regel en volg de wizard. Op de laatste pagina kun je de regel direct uitvoeren op mail die al in je inbox staat.
Sommige regels in de klassieke Outlook werken alleen als Outlook op die computer open staat, bijvoorbeeld als ze een geluid afspelen of een map op de pc gebruiken. Je ziet dan (alleen op deze computer) achter de naam. Regels die op de server draaien, werken ook als je laptop uit staat en gelden voor je telefoon.
Wil je info@ of facturen@ laten sorteren? Open de gedeelde mailbox in Outlook op het web (via je profielfoto › Een andere postbus openen) en maak daar de regel aan. Zo werkt de regel voor iedereen die de mailbox gebruikt.
Outlook voert regels van boven naar beneden uit. Met Stoppen met het verwerken van meer regels voorkom je dat één mail door meerdere regels wordt verplaatst. Sleep belangrijke regels naar boven.
Loop je regels na. Zie je een regel die je niet kent, die mail doorstuurt naar een extern adres, of mail met woorden als ‘factuur’, ‘betaling’ of ‘wachtwoord’ verplaatst naar een vreemde map of verwijdert? Verwijder hem direct, wijzig je wachtwoord en volg Mailaccount gehackt: wat nu.
Let op: Microsoft 365 blokkeert automatisch doorsturen naar externe adressen standaard. Werkt je doorstuurregel naar buiten niet, dan is dat meestal deze beveiliging. De beheerder kan per gebruiker een uitzondering maken. Zie Mail automatisch doorsturen.
Houd het aantal regels klein en geef ze een duidelijke naam, zoals ‘Inkoop – facturen leveranciers’. Zo weet je over een jaar nog wat elke regel doet. Controleer je regels ook na een wachtwoordwijziging of een melding van een verdachte aanmelding: een onbekende regel is een sterk signaal dat iemand anders in je mailbox heeft gezeten.
Kom je er met deze stappen niet uit, of wil je het liever niet zelf doen? We kijken online mee of komen langs. Hulp op afstand kost €20 per uur; komen we langs, dan is de prijs op aanvraag. Je weet vooraf waar je aan toe bent.
Schrijf kort wat er misgaat en wat je al hebt geprobeerd. Kies of we bellen, online meekijken of langskomen.
Dan is het waarschijnlijk een regel die alleen op de computer draait. Maak dezelfde regel opnieuw in Outlook op het web; die draait op de server.
In de klassieke Outlook kies je in Regels en waarschuwingen beheren voor Regels nu toepassen. In de nieuwe Outlook en op het web kun je bij het opslaan kiezen om de regel ook op bestaande berichten uit te voeren, als die optie beschikbaar is.
Er is een maximale opslagruimte voor regels per mailbox. Bij heel veel lange regels krijg je een melding. Combineer regels met dezelfde actie.
Ja, met e-mailstroomregels (transportregels) in het Exchange-beheercentrum. Die gelden voor de hele organisatie, bijvoorbeeld een waarschuwing boven mail van buiten of een vaste disclaimer.
Ja. We controleren regels op verdachte doorsturing, richten gedeelde mailboxen in en zetten regels zo neer dat ze voor het hele team werken.
Hulp nodig van een mens? Microsoft 365-hulp · Microsoft 365-hulp in jouw plaats · IT-consultancy · Alle oplossingen
Website: IT Live