Verschil tussen OneDrive en SharePoint? OneDrive is van jou, SharePoint van het team, Teams is de werkplek erboven. Zo richt je bestanden logisch in.
Kort: OneDrive is je persoonlijke werkmap, SharePoint is de gedeelde opslag van een team of het bedrijf, en Teams is de plek waar je samenwerkt en chat, met daaronder een SharePoint-site voor de bestanden. Werk in OneDrive aan je eigen concepten en zet alles wat het team nodig heeft in SharePoint of in een Team.
Veel mkb-bedrijven stappen over van een netwerkschijf of een gedeelde Dropbox-map en zetten dan alles in de OneDrive van één persoon. Dat werkt, tot die persoon vertrekt. Hieronder lees je hoe je bestanden logisch indeelt en hoe je een SharePoint-site aanmaakt.
Menunamen kunnen per versie of toestel iets anders heten. Loop de stappen op volgorde af en stop zodra het werkt.
Concepten, eigen notities en bestanden die alleen jij nodig hebt, horen in OneDrive. Je kunt ze delen met een collega, maar ze blijven van jou. Gaat je account weg, dan verdwijnt na een bewaartermijn ook je OneDrive.
Klantdossiers, offertes, personeelszaken, de administratie: dat zijn bestanden van het bedrijf. Zet ze in een SharePoint-site met een duidelijke eigenaar. Medewerkers kunnen komen en gaan; de bestanden blijven.
Ga naar SharePoint via het app-startpictogram in Microsoft 365 en klik op + Site maken. Kies Teamsite om samen te werken (met een Microsoft 365-groep) of Communicatiesite om informatie te delen, zoals een intranet. Geef een naam, kies eigenaren en leden en klik op Voltooien. Als beheerder kan het ook via het SharePoint-beheercentrum.
Werkt een groep mensen dagelijks samen, maak dan een Team in Microsoft Teams. Er wordt automatisch een SharePoint-site bij gemaakt. De bestanden in het tabblad Bestanden van een kanaal staan in die site.
Geef toegang aan de leden van een site of team, niet aan losse mensen per map. Dat blijft overzichtelijk. Gevoelige mappen (salarissen, contracten) zet je in een aparte site met alleen de mensen die erbij moeten.
Klik in een SharePoint-bibliotheek op Synchroniseren of Snelkoppeling toevoegen aan Mijn bestanden. De map verschijnt dan in de Verkenner of Finder, net als vroeger de netwerkschijf. Zie ook OneDrive synchroniseert niet.
Ruim eerst op, bepaal welke sites je nodig hebt en wie eigenaar is, en verhuis daarna per afdeling. Microsoft heeft een migratiehulpmiddel in het SharePoint-beheercentrum. Lange mapnamen en zeer diepe mappen geven vaak problemen; maak de structuur platter.
Let op: Deel je een bestand vanuit OneDrive met het hele team, dan blijft het afhankelijk van jouw account. Voor alles wat het bedrijf moet houden, is SharePoint de juiste plek.
Een indeling die in de praktijk goed werkt, met zo min mogelijk sites:
Houd de mapstructuur binnen een site plat: drie of vier niveaus is genoeg. Lange paden geven problemen bij synchroniseren en maken zoeken lastiger. Gebruik liever duidelijke namen en de zoekfunctie dan steeds diepere mappen.
Spreek af dat niemand bedrijfsbestanden alleen in zijn eigen OneDrive bewaart. Dat lijkt een detail, maar het voorkomt het meest gehoorde probleem bij uitdiensttreding: ‘waar staat dat bestand eigenlijk?’
Kom je er met deze stappen niet uit, of wil je het liever niet zelf doen? We kijken online mee of komen langs. Hulp op afstand kost €20 per uur; komen we langs, dan is de prijs op aanvraag. Je weet vooraf waar je aan toe bent.
Schrijf kort wat er misgaat en wat je al hebt geprobeerd. Kies of we bellen, online meekijken of langskomen.
Nee. Teams is de werkplek met chat, vergaderingen en kanalen. De bestanden van een Team staan in een SharePoint-site. Je kunt SharePoint ook zonder Teams gebruiken.
De organisatie krijgt een basisopslag plus extra ruimte per licentie. In het SharePoint-beheercentrum zie je hoeveel er nog over is. Extra opslag kun je bijkopen.
Ja, als extern delen aan staat. Deel liever één map of bestand met een link die verloopt dan een hele site.
De manager of een aangewezen collega krijgt toegang en daarna wordt de OneDrive na een bewaartermijn verwijderd. Zet belangrijke bestanden vóór vertrek over naar SharePoint.
Ja. We maken een indeling in sites en rechten, verhuizen de bestanden en zorgen dat iedereen ze in de Verkenner of Finder terugvindt.
Hulp nodig van een mens? Microsoft 365-hulp · Microsoft 365-hulp in jouw plaats · IT-consultancy · Alle oplossingen
Website: IT Live