Power Automate uitgelegd voor bedrijven: wat een flow is, hoe je bijlagen automatisch opslaat of een goedkeuring regelt, en welke valkuilen je voorkomt.
Power Automate is het automatiseringsprogramma van Microsoft. Je maakt er ‘flows’ mee: als er iets gebeurt (een mail komt binnen, een formulier wordt ingevuld), voert Power Automate vanzelf een actie uit (een bestand opslaan, een bericht in Teams zetten, om goedkeuring vragen). Voor veel taken binnen Microsoft 365 heb je geen extra licentie nodig.
Voor een mkb-bedrijf is het een snelle manier om terugkerend handwerk te schrappen: facturen uit de mail in de juiste map zetten, verlofaanvragen laten goedkeuren of een melding sturen bij een nieuwe aanvraag. Hieronder bouw je een eerste flow en lees je waar je op moet letten voordat je bedrijfsprocessen eraan ophangt.
Menunamen kunnen per versie of toestel iets anders heten. Loop de stappen op volgorde af en stop zodra het werkt.
Begin klein en concreet: ‘elke bijlage van facturen@ ons bedrijf opslaan in de map Inkoopfacturen’ is een goede eerste flow. ‘Onze administratie automatiseren’ is te groot. Schrijf op: wat is de aanleiding (trigger), wat moet er gebeuren (acties) en wie moet het weten.
Ga naar make.powerautomate.com en log in met je werkaccount. Je kunt ook via het app-startpictogram in Microsoft 365 naar Power Automate gaan. Links zie je onder meer Maken, Sjablonen en Mijn stromen.
Kies Sjablonen en zoek op ‘bijlagen’. Kies een sjabloon dat e-mailbijlagen uit Outlook opslaat in OneDrive for Business of SharePoint. Meld je aan bij de gevraagde verbindingen en klik op Doorgaan. Een sjabloon is een goede basis die je daarna zelf aanpast.
Open de flow in de ontwerper. Zet in de trigger een filter, bijvoorbeeld alleen mail met bijlagen, of alleen mail aan een bepaald adres of met een woord in het onderwerp. Kies in de actie de juiste map of SharePoint-bibliotheek. Sla op.
Wil je dat iemand eerst akkoord geeft, bijvoorbeeld voor een inkoop of verlof? Voeg een actie Start en wacht op een goedkeuring toe. De goedkeurder krijgt een mail en een melding in Teams. Met een voorwaarde (Condition) laat je de flow daarna iets anders doen bij goedkeuren of afwijzen.
Klik op Testen, kies Handmatig en stuur een testmail. In de testweergave zie je per stap of hij gelukt is en met welke gegevens. Gaat er iets mis, dan zie je precies bij welke stap en waarom.
Voeg bij Mijn stromen › de flow › Delen een collega toe als mede-eigenaar. Gebruik voor belangrijke flows bij voorkeur verbindingen met een functioneel account of een gedeelde mailbox. Zo stopt de flow niet als de maker uit dienst gaat.
Maak een kort overzicht: naam van de flow, wat hij doet, wie eigenaar is en welke verbindingen hij gebruikt. Bij tien of twintig flows wordt dat onmisbaar, zeker als een licentie of wachtwoord wijzigt.
Let op: Sommige koppelingen (connectors) zijn ‘premium’ en vragen een aparte Power Automate-licentie, bijvoorbeeld voor bepaalde externe systemen of eigen API's. Je ziet dat aan het label Premium bij de connector. Bouw je proces daar niet op voordat je weet of de licentie past.
Wordt een proces groter, met meerdere systemen of eigen data, dan is een maatwerkoplossing soms beter te beheren dan veel losse flows. Dat bespreken we eerlijk vooraf.
Power Automate is laagdrempelig, en dat is meteen het risico: na een jaar zijn er tientallen flows die niemand meer kent. Spreek daarom vooraf een paar dingen af.
Een flow die stilletjes faalt, merk je vaak pas als er iets mist. Zet daarom bij belangrijke flows een melding bij fouten: Power Automate kan een mail sturen als een uitvoering mislukt. Kijk ook regelmatig naar de uitvoergeschiedenis van je flows.
Kom je er met deze stappen niet uit, of wil je het liever niet zelf doen? We kijken online mee of komen langs. Hulp op afstand kost €20 per uur; komen we langs, dan is de prijs op aanvraag. Je weet vooraf waar je aan toe bent.
Schrijf kort wat er misgaat en wat je al hebt geprobeerd. Kies of we bellen, online meekijken of langskomen.
Voor flows met standaardconnectors (Outlook, OneDrive, SharePoint, Teams, Forms) is de licentie meestal al inbegrepen in Microsoft 365 Business. Voor premiumconnectors en desktopflows heb je een aparte licentie nodig.
Flows draaien op naam van de maker. Wordt dat account verwijderd, dan stoppen ze. Voeg daarom altijd een mede-eigenaar toe en zet belangrijke flows over voordat je het account opruimt.
Een cloudflow werkt met online diensten. Een desktopflow bootst muisklikken en toetsenbord na op een Windows-pc, voor oude programma's zonder koppeling. Dat is krachtiger maar ook kwetsbaarder.
Vaak wel, via een standaard- of premiumconnector of via een eigen API-koppeling. Soms is een maatwerkkoppeling stabieler. Zie API-koppelingen.
Ja. We brengen eerst in kaart welk handwerk het meeste tijd kost, bouwen en testen de flows en zorgen dat ze op een beheerbaar account draaien. Zie ook Procesautomatisering.
Hulp nodig van een mens? Microsoft 365-hulp · Procesautomatisering · API-koppelingen · Alle oplossingen
Website: IT Live